VDR jest skrótem od Virtual Data Room. Wiele osób jeszcze nie kojarzy tego terminu, lub wydaje się on nieco abstrakcyjny. Jednak zastosowanie tego typu rozwiązań jest coraz powszechniejsze, warto więc nieco się o nim dowiedzieć. Czym jest i w jakich sytuacjach powinniśmy wziąć pod uwagę wykorzystanie VDR? Aby zrozumieć sens powstania Virtual Data Room oraz to kiedy się z tego korzysta, trzeba najpierw dowiedzieć się, czym właściwie jest. I to będzie nasz punkt wyjścia.
VDR – co to takiego?
Najprościej można powiedzieć, że jest to elektroniczne repozytorium dokumentów online. Umieszcza się w nim całą dokumentację firmy, w tym poufną. Następnie wybrane pliki można udostępnić uprawnionym pracownikom, albo instytucjom zewnętrznym. Wydawałoby się, że dokładnie to samo można zrobić za pomocą zwykłej publicznej chmury, jak Dropbox, ale nie do końca tak jest. Na konta w zwykłej chmurze można się włamać, shakować hasło i wykraść ważne dane. Taka chmura sprawdzi się, ale jeśli nie udostępniamy żadnych danych wrażliwych i tajemnic firmowych.
Natomiast Virtual Data Room posiada zabezpieczenia takie same jak te, które stosuje się w bankowości elektronicznej. Szyfrowanie algorytmami sprawia, że wszystko, co umieścimy w repozytorium, jest całkowicie bezpieczne. W dowolnej chwili możemy jakiś plik udostępnić albo dostęp ograniczyć. Każda operacja jest monitorowana i do informacji nigdy nie dostanie się ktoś, komu nie damy odpowiednich uprawnień.
Co warto umieścić w VDR?
Na podstawie tego, co było wyżej, łatwo dojść do wniosku, że w Virtual Data Room powinny znaleźć się wszystkie dokumenty ważne dla firmy i jej działalności, a do których nie każdy powinien mieć dostęp. Idąc dalej tym tropem, w VDR możemy umieścić dokumentację kadrową, prawną, finansową, certyfikaty, patenty, receptury i wszystko inne, co niesie za sobą dużą wartość.
Dla kogo VDR?
Od samego początku istnienia VDR jest rozwiązaniem, jakie wykorzystuje się w trakcie przejęcia spółek, fuzji. Procesy tego typu są bardzo złożone i wymagają przedstawienia obszernej dokumentacji inwestorom. Decydując się na VDR można mieć pewność nie tylko całkowitego bezpieczeństwa. To, że pliki są udostępniane online, oznacza, że inwestor może mieć do nich wgląd z dowolnego miejsca na świecie, co oszczędza czas, pieniądze i energię każdej ze stron.
W dalszym ciągu Virtual Data Room jest wykorzystywany podczas transakcji związanych ze spółkami, jednak jego liczne zalety doceniają także te przedsiębiorstwa, których przejęcie, czy fuzja nie dotyczy. W ich przypadku VDR jest bezpiecznym i wygodnym sposobem na przechowywanie i kontrolowanie udostępniania danych wrażliwych, projektów budowlanych, czy inwestycyjnych pracownikom, instytucjom, doradcom. VDR uniemożliwia i dostępu osobom niepowołanym i kopiowania dokumentów, co sprawia, że własność intelektualna jest znacznie bardziej chroniona niż ma to miejsce w przypadku tradycyjnych metod. Z tego względu z VDR coraz chętniej sięgają instytucje z takich sektorów jak bankowość albo life science.
 |
Artykuł powstał przy współpracy z fordata.pl |
