Praktycznie każda osoba posiadająca skrzynkę mailową jest zalewana wieloma wiadomościami e-mail każdego dnia. W ciemno można jednak rzec, że najczęściej oblegane są osoby decyzyjne, na stanowisku dyrektora bądź prezesa. Mnogość wiadomości sprawia, że te osoby już po kilkusekundowym spojrzeniu na temat czy treść wiadomości są w stanie stwierdzić co jest interesujące, a co mogą potraktować w kategoriach spamu i wyrzucić do kosza. Jakie zwroty zwiększają nasza szanse trafienia właśnie do folderu kosz? O tym poniżej.
Dlaczego zimne kontakty z kierownictwem są trudne?
Przy tak wielu ludziach ubiegających się o ich uwagę, kierownictwo jest szczególnie trudne do nawiązania kontaktu. Według danych osobowości z raportu Crystal, ludzie z tytułem „CEO” są bardziej dynamiczni niż 90% ogólnej populacji i są bardziej dominujący niż prawie 99% innych. Podobne trendy cech osobowości obserwujemy w przypadku innych tytułów na poziomie C.
Oznacza to, że gdy wysyłamy e-maila do kierownika, istnieje duża szansa, że są oni naturalnie bardziej intensywni, bezpośredni i asertywni niż my. To oznacza, że jeden zły krok, a nasz e-mail trafia prosto do kosza. Aby dotrzeć do kadry kierowniczej, musimy być bezpośredni i asertywni, a przede wszystkim nie używać gotowych szablonów wiadomości oraz poniższych fraz.
Zwroty, których należy unikać w cold mailach do osób decyzyjnych
- „Wiem, że jesteś zajęty, ale…”
Tak, większość kadry kierowniczej jest zajęta i choć może to brzmieć troskliwie, jest to bardzo słaby początek. Pierwsze zdanie to najcenniejsza rzecz w naszym e-mailu. Nie marnujmy go na pasywną frazę. Wykorzystajmy to na wartość dodaną, która będzie istotna z punktu widzenia biznesu odbiorcy wiadomości.
- „Mam nadzieję, że masz się dobrze!”
Jeśli mamy już związek z tą osobą, z całą pewnością życzmy jej dobrze. Jednak umieszczenie tego banalnego i popularnego wyrażenia w cold mailu jest nieszczere. Może to nawet wydawać się emocjonalną manipulacją dla dyrektora, który jest bardziej sceptyczny wobec sprzedawców niż większość z nas.
- „Chciałbym zaproponować współpracę”
Współpraca, propozycja itd. to słowa, które zdecydowanie mogą zapalić czerwoną lampkę u odbiorcy wiadomości, który nie wie kim jesteś, nie wie co od niego chcesz, ale wie, że będziesz chciał z nim współpracować. Staraj się zaciekawić odbiorców swojej wiadomości, na przykład wykorzystując przykłady zrealizowanych projektów z podobnej branży. Case Study to z pewnością ciekawszy element niż cały akapit o sobie, mający na celu przedstawienie konkretnej propozycji, niedopasowanej do potrzeb odbiorcy, oraz w efekcie wylądowanie w folderze kosz.
- „Miałem nadzieję…” lub „Chciałem tylko…”
Liderzy firm często zdobywają swoje stanowiska, zachowując bezpośredni i asertywny stosunek do tego, czego chcą, i zazwyczaj reagują dobrze, gdy inni robią to samo. Używanie pasywnych zwrotów, takich jak „miałem nadzieję…”, może sprawić, że zabrzmi to tak, jakbyśmy nie mieli pewności co oferujemy. Jeśli chcemy, aby podejmowali działania bądźmy bezpośredni i jasno określmy czego chcemy.
- „Byłoby wspaniale, gdyby…”
To kolejny przykład zabójczego wyrażenia zwrotnego. Może być to kuszące, aby złagodzić nasze prośby, czyniąc je komfortowo pośrednimi („jeśli X się zdarzy, byłoby dobrze”), ale tak naprawdę może to wynikać z chęci uniknięcia odrzucenia. Zamiast tego użyjmy frazy „Chcę…” lub „Czy możesz…”
- „Przepraszam za mój upór…”
Gdy wysyłamy 3, 4 lub 5 kolejnych wiadomości e-mail, nasza wytrwałość jest wyraźna (szczególnie jeśli wiadomości e-mail są wyraźnie spersonalizowane i niezautomatyzowane). Wielu menedżerów to zobaczy i doceni, nie musimy na to zwracać uwagi ani przepraszać. Upewnijmy się tylko, że nasze kolejne działania są spersonalizowane. Wyraźnie zautomatyzowane wiadomości będą prawdopodobnie traktowane jako spam.
Podsumowanie
Nie ma dokładnej wiedzy dotyczącej skutecznego wysyłania wiadomości e-mail do zajętych osób decyzyjnych, ale istnieją proste, praktyczne kroki, które można podjąć, aby zwiększyć swoje szanse. Powyższe wskazówki pozwolą nam uniknąć subtelnych błędów w naszych cold mailach. Jeśli zaczniemy je stosować, coraz rzadziej będziemy przypominać hałaśliwych konkurentów, a bardziej poważnego potencjalnego partnera, który może wnieść wiedzę i wartość do organizacji.
Warto mieć na uwadze, że cold mailing to tylko jedna z wielu metod prospectingowych i klientów można pozyskiwać różnymi metodami. Dlatego nie powinniśmy zapominać o szkoleniach sprzedażowych, na których możemy poszerzać obecną wiedzę o nowe doświadczenia i poznawać ciekawych ludzi z branży.
